GESTION DE DOCUMENTS SEMI PUBLICS ET PUBLICS (2023)


GESTION DES DOCUMENTS SEMI PUBLICS ET PUBLICS

COMPILÉ :

ADENANSIREGAR
(0601182098)

SUPERVISEUR:

MUSLIHFATURRAHMAN, MA


PROGRAMME D'ÉTUDE DES SCIENCES DE LA BIBLIOTHÈQUE

FACULTÉ DES SCIENCES SOCIALES

UNIVERSITÉ D'ÉTAT DE L'ISLAM DU NORD DE SUMATRA

TA 2018-2019

AVANT-PROPOS

Assalamu'alaikumwarahmatullahi wabarakatuh

Ma gratitude va à Allah SWT pour ses bénédictions et sa miséricorde qui nous ont permis de compiler un article intitulé "Gestion des documents semi-publics et publics". Nous remercions également tous ceux qui ont soutenu le processus de rédaction de cet article. Surtout à ses parents, amis et M. Muslih Faturrahman, M.A en tant que superviseur du cours Fundamentals of Organization.

Ce document est structuré pour en savoir plus sur la gestion documents semi-publics et documents publics.On se rend compte que ce papier est encore loin de la perfection, tant au niveau de l'écriture que des autres. Par conséquent, les critiques et les suggestions des lecteurs sont très attendues pour les améliorations futures. Enfin, j'espère que cet article pourra apporter des avantages aux lecteurs.

Wassalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Médan, le 26 décembre 2018

Écrivain,

ADENANSIREGAR

CHAPITRE I

INTRODUCTION

1.1.

Arrière-plan

Les documents sont un facteur important en sciences de l'information. Parce que dans un seul document, il y a des informations. Toute agence ou entreprise, même une personne a son propre document, et le document est une information pour cette agence ou entreprise ou même une personne.

Les humains ont la capacité d'enregistrer des informations. Quand quelqu'un naît dans le monde, les parents enregistreront certainement la date de naissance de l'enfant. C'est aussi une information. Cette information peut-elle devenir un document ? Bien sûr, lorsque l'enfant est né et que les parents préparent un certificat de naissance pour l'enfant, le certificat de naissance est appelé un document.

Alors quoi d'autre peut-on appeler Documents ? Les bulletins scolaires peuvent également inclure des documents. Diplômes, certificats de mariage, STNK, et autres, mais ceux mentionnés sont des documents privés non inclus dans les documents publics ou semi-publics.

Dans le monde des bibliothèques d'information et de documents, elles sont étroitement liées. Certaines informations peuvent être un document et inversement, un document peut être composé de plusieurs informations. Il existe plusieurs types de documents, ici je vais aborder plusieurs types de documents, à savoir les documents publics et les documents semi-publics ainsi que quelques exemples de ces documents.

1.2 Formulation du problème

1.

Rien principes de la gestion des documents publics ?

2.

Quels sont les principes de la gestion semi-publique des documents ?

1.2.

Objectif

1.

Connaître les principes de la gestion des documents publics

2.

Connaître les principes de la gestion documentaire semi-publique

3.

Pour découvrir des exemples de documents publics

BABII

DISCUSSION

2.1.Documents publics

Le document public contient des informations dont le contenu peut être diffusé de manière générale et librement. Les documents de ce type sont généralement stockés dans les bibliothèques sous forme de livres ou d'autres publications et c'est le bibliothécaire qui est en charge de la collecte, du stockage et de la gestion de ces documents publics.

2.2. Principes de gestion des documents publics

On peut rattacher le principe du traitement des documents publics au travail d'un bibliothécaire dans une bibliothèque. Le traitement des collections de la bibliothèque est une série de travaux effectués depuis que les documents de la bibliothèque sont reçus par la bibliothèque jusqu'à ce qu'ils soient prêts à être utilisés par les utilisateurs ou les lecteurs.

Le traitement comprend :

un. Faire des informations d'identification

A partir de l'inscription :

La première consiste à enregistrer toutes les collections dans le livre maître et à identifier la collection, de sorte que toutes les collections soient connues en nombre, enregistrées de manière nette et claire. enregistrements d'informations physiques telles que les auteurs, les titres, le nombre d'exemplaires et d'autres informations jugées importantes.

Deuxièmement, fournir une identité afin que toutes les collections aient des caractéristiques ou des signes comme preuve de propriété par la bibliothèque, en apposant un tampon sur certaines pages.

b. Catalogage

Faites un catalogue de chaque collection contenant une description complète des livres physiques/matériels de bibliothèque, y compris l'auteur, le titre, l'éditeur, l'année de publication, le nombre de pages, le collage, les illustrations et autres. Catalogage à l'aide de directives standard, par exemple Titre du sujet, AACR II. Le résultat est une fiche catalogue

c. Classification

La classification regroupe toutes les collections selon certaines classes/groupes. Généralement selon le sujet ou le contenu du livre. Le fait est que la collection est regroupée et bien structurée, de sorte qu'elle est facile à retrouver.

Les résultats de la classification sont la détermination des numéros de classe et des groupes de collections d'informations en fonction du contenu et du sujet. Les directives standard de classification utilisent les directives DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification) et les vedettes-matière.

d. Matériel de collecte

Il s'agit notamment d'étiquettes, de fiches de livres, de pochettes de livres, de fiches de livres, de fiches de date, de catalogues sur fiches, selon les besoins et les politiques de la bibliothèque.Les cartes sont alignées comme des lignes directrices et sont alignées selon un certain système (alphabet/dictionnaire, numéro de classe ). Les fiches de catalogue sont représentatives des collections, par conséquent, les rangs du catalogue et des fiches de collection doivent être les mêmes.

e. Modalités de collecte

La disposition, l'agencement et le placement des collections sur les étagères sont utilisés par les visiteurs de la bibliothèque.

Réglage bidirectionnel :

Le premier est le placement fixe (les livres qui ont été placés ne changeront pas leur emplacement).

Le second est le placement relatif (les livres peuvent être déplacés selon les besoins).

F.Traitement par ordinateur

Les activités qui doivent être effectuées sont la saisie de données, la création de feuilles de calcul et la création de codes à barres. Cependant, plusieurs activités doivent être réalisées, à savoir l'enregistrement, le catalogage et le classement.

2.3 Documents semi-publics

Les documents semi-publics sont des documents utilisés pour les activités quotidiennes d'une organisation. Ce document n'est pas librement distribué. Mais seules certaines personnes peuvent le savoir, comme les personnes qui font partie d'une organisation ou ce document peut être publié de manière limitée.

On peut également dire que les documents semi-publics sont des documents qui ne sont pas utilisés par le public. Trouvé uniquement dans une entité commerciale, une institution, une agence ou une organisation. Ce document facilite la réalisation des activités quotidiennes de ces agences.

2.4.

Exemples de documents semi-publics

un.

Enregistrer

Les actes sont des documents établis par les personnes morales, les familles, les personnes physiques dans l'exercice de leurs fonctions et activités. Selon Ricks dans son livre A Records system approach (1992) qui est traduit dans l'article de Machmoed Effendhie intitulé Dynamic Archive Papers, les enregistrements ont une signification importante pour l'organisation qui les a créés, ce qui signifie que le contenu informationnel contenu dans les enregistrements contient des événements importants qui se produisent dans une organisation, tels que les stratégies commerciales, les politiques et les décisions, les descriptions de poste, les plans et mécanismes de travail, les objectifs de production et autres mécanismes.

Le stockage ou l'enregistrement des enregistrements peut être stocké sous forme de données, de documents ou électroniquement. Les enregistrements peuvent également être appelés archives dynamiques.

b.

des dossiers

Sur la base de la loi numéro 43 de 2009 sur les archives, l'article 1, paragraphe 2, stipule que les archives sont des enregistrements d'activités ou d'événements sous diverses formes et médias avec le développement des technologies de l'information et de la communication réalisés et reçus par les institutions de l'État, les gouvernements locaux, les établissements d'enseignement, les organisations politiques, les organisations communautaires et les individus dans la mise en œuvre de la vie nationale et étatique.

Les fonctions d'archives conformément à l'article 2 de la loi n ° 7 de 1971 sont divisées en 2 (deux), à savoir :

1.Archivage dynamique

Les archives dynamiques sont des archives directement nécessaires à la planification, à la mise en œuvre, à l'organisation de la vie nationale en général ou utilisées directement dans l'administration de l'État (archives qui sont encore utilisées directement dans les activités quotidiennes des bureaux). Les archives dynamiques selon leurs fonctions et usages sont divisées en :

Les archives actives sont des archives qui sont encore utilisées pour la continuité du travail.

b) Les archives semi-actives sont des archives dont la fréquence d'utilisation a commencé à diminuer pendant la période de transition entre archives actives et inactives.

c) Les archives inactives ou archives semi-statiques sont des archives rarement utilisées dans le processus de travail quotidien.

2. Archives statiques

Les archives statiques sont des archives qui ne sont pas utilisées directement pour la planification et l'organisation de la vie nationale en général ou pour l'administration quotidienne de l'État (utilisées directement dans les activités quotidiennes du bureau). Ces archives relèvent de la responsabilité nationale des activités gouvernementales et ont une valeur d'usage importante pour les générations futures.

2.5.

Principes de la gestion semi-publique des documents

Selon le règlement gouvernemental de la République d'Indonésie numéro 28 de 2012 concernant la mise en œuvre de la loi numéro 43 de 2009 concernant l'article 29 des archives, à savoir :

1. La gestion des archives au sens de l'article 4, paragraphe (1), lettre c, consiste en :

une gestion dynamique des archives ; Et

b. gestion des archives statiques

2. La gestion dynamique des archives est effectuée sur les archives vitales, les archives actives et les archives inactives

3.La gestion des archives dynamiques relève de la responsabilité du créateur de l'archive.

4. La gestion des archives statiques relève de la responsabilité de l'institution d'archives.

5. La gestion des archives visée au paragraphe 1 est effectuée par des archivistes.

2.6.Gestion des archives statiques

La gestion des archives est le processus de contrôle des archives statiques de manière efficace, efficace et systématique, y compris l'acquisition, la gestion de la préservation, l'utilisation, l'utilisation et les services publics dans un système d'archives national. La gestion des archives est effectuée pour assurer la sécurité des archives en tant que responsabilité nationale. pour la vie de la société, de la nation et de l'État.

1.

Acquisition d'archives statiques

L'acquisition est une activité s'inscrivant dans le cadre de la valorisation du nombre de collections d'archives réalisées par une archive, la mise en œuvre pouvant prendre la forme d'un récépissé de dépôt d'archives.

2.

Gestion des archives statiques

Le processus de traitement et d'organisation des informations et des archives physiques statiques résultant des acquisitions dans les institutions d'archives Le processus de traitement et d'organisation des informations et des archives physiques résultant des acquisitions à l'Institution des archives afin que les archives soient faciles à trouver sur la base des principes de gestion des archives (règles d'origine et d'origine) et des normes de traitement des archives statiques, notamment :
1) Disposition des informations d'archives statiques ;
2) Disposition physique des archives statiques ;
3) Fabricationaides à la rechercheou des aides à la recherche d'archives (sous forme deguide, liste d'archives statique, inventaire d'archives, etc.);
4) Stockage des archives dans la salle de stockage conformément aux normes de stockage des archives statiques.

  1. Conservation des archives statiques ; Et

La conservation ou la conservation des archives est un acte de protection et de soin des archives afin qu'elles puissent être stockées et utilisées pendant une longue période. Sur la base de cette compréhension, les activités de préservation comprennent la maintenance, l'entretien, le stockage, la protection ou la sécurité des archives physiques et d'information.

4. Accès aux archives statiques.

À savoir Utilisation, utilisation, service public.
Les principes qui doivent être respectés lors de l'accès aux archives statiques sont les principes d'intégrité, de sécurité et de sûreté des archives ainsi que l'ouverture et la fermeture des archives. Les institutions d'archives doivent garantir un accès facile aux archives statiques dans l'intérêt des utilisateurs des archives.

L'accès aux archives statiques s'effectue au profit de l'utilisation, de l'utilisation et du service public en tenant compte des principes d'intégrité, de sécurité et de sûreté des archives, qui reposent sur la nature de l'ouverture et de la fermeture. Les institutions d'archives fournissent des services basés sur des normes, des standards, des procédures et des critères de service et fournissent des installations à des fins d'accès. Les archives statiques sont essentiellement ouvertes au public. Si l'accès aux archives statiques provenant du créateur de l'archive a certaines exigences, l'accès s'effectue conformément aux exigences du créateur de l'archive propriétaire de l'archive. Pour les archives statiques déclarées fermées sur la base des exigences d'accès ou pour d'autres raisons, le responsable de l'institution d'archives, conformément à l'étendue de ses attributions, peut déclarer les archives statiques ouvertes après avoir passé une période de conservation de 25 (vingt-cinq) années.

Gestion dynamique des enregistrements

La gestion dynamique des archives est le processus de contrôle efficace, efficace et systématique des archives dynamiques, y compris la création, l'utilisation et la maintenance, ainsi que la dépréciation des archives.

1.

Création d'archives dynamiques

La création d'archives telles que lettres et autres textes, images et enregistrements est une activité initiale de la durée de vie des archives, à savoir l'activité de confection de lettres et de documents ou d'autres textes nécessaires dans le cadre de l'organisation d'une organisation afin d'atteindre des objectifs. La création d'archives peut être interprétée comme l'activité consistant à enregistrer des activités ou des événements sous toutes formes et sur tous supports conformément au développement des technologies de l'information et de la communication.

2. Utilisation des archives dynamiques

Les archives dynamiques, à la fois archives vitales, archives actives et archives inactives, sont encore fréquemment utilisées par les fonctionnaires et employés à des fins organisationnelles, managériales et opérationnelles.

  1. Maintenance dynamique des archives

La maintenance des archives dynamiques est réalisée par les créateurs d'archives pour assurer la sécurité des informations et des archives physiques.La maintenance des archives est réalisée conformément aux normes de maintenance des archives. /glue; soit dus à des facteurs extrinsèques, à savoir dus à des agressions extérieures telles que l'humidité, l'air trop sec, le soleil, la pollution de l'air, la poussière, les moisissures, les insectes, les termites, les lépismes argentés, le feu et l'eau.

Par conséquent, pour conserver les archives, l'espace d'archives doit être sec, solide, lumineux, bien ventilé, la lumière directe du soleil ne pénètre pas dans la pièce, les fenêtres et les portes sont dotées d'un treillis métallique pour filtrer l'air entrant, filtrer les insectes, les petits animaux et autres. les chaînes ne traversent pas la pièce. Les niveaux de température et d'humidité de l'air sont régulés et pour faciliter la régulation de la température et de l'humidité, il est nécessaire d'installer la climatisation pendant 24 heures en continu. Les zones de stockage utilisent des étagères métalliques et les archives sont disposées de manière un peu lâche, pas trop serrée, soigneusement disposées et les archives ne sont pas pliées. De plus, pour éviter les insectes/termites, les boules de naphtaline peuvent être placées dans des boîtes/tiroirs/classeurs.

  1. Rétrécissement des archives

La dépréciation des archives est l'activité consistant à réduire le nombre d'archives en déplaçant les archives inactives de l'unité de traitement vers l'unité d'archivage, en détruisant les archives sans valeur d'usage et en remettant les archives statiques aux institutions d'archives. La réduction de l'archive est effectuée par le créateur de l'archive. L'amortissement des archives est effectué sur la base d'un calendrier de conservation des archives en tenant compte des intérêts des créateurs d'archives et des intérêts de la communauté, de la nation et de l'État.

Le calendrier de conservation des archives est une liste contenant au moins la période de stockage ou de conservation, les types d'archives et des informations contenant des recommandations concernant la détermination d'un type d'archives à détruire, réévaluer ou rendre permanent qui est utilisé comme ligne directrice pour la réduction et la sauvegarde les archives

BABIII

FERMETURE

Conclusion

Sur la base de la description des documents publics et des documents semi-publics ci-dessus, nous savons que les documents publics sont des documents gratuits. Tout le monde mérite de savoir. Des exemples de documents publics sont les livres, les magazines, les tabloïds, les journaux et toutes les formes d'imprimés ou électroniques, c'est-à-dire une forme de document public. Les bibliothèques comprennent également des documents publics. Cela signifie que la bibliothéconomie a quelque chose à voir avec ce document.

Les documents semi-publics sont de nature limitée et seules certaines personnes ou organisations peuvent connaître leur contenu, par exemple STNK, SIM, Family Card, et ce sont toutes des formes de documents semi-publics. Les enregistrements et les documents sont également inclus dans les documents semi-publics.

Bibliographie

Dea pristotia ARamadhani, 2013. Documents publics et documents semi-publics. http://googleweblight.com/?lite_url=http://blog.ub.ac.id/deapristotia/2013/03/12/kumkum-kumham-kumkum-kumham-kumham-kumham) =9OMvMiCg&lc=id-ID&s= 1&m=383&host=www.google.co.id&ts=1505870404&sig=ANTY_L3yHXiX-drO4w3JpUFA66oraCtYGQ. Consulté le 20/09/2017

Agung Pramanto. 2008. Archives Une introduction. www, geocities.ws.arsipteori.net. Consulté le 20-9-2017


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Author: Annamae Dooley

Last Updated: 09/10/2023

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Name: Annamae Dooley

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Job: Future Coordinator

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